SandboxHalloWelt

Dieses Handbuch beinhaltet eine kompakte Übersicht der Basis-Funktionalitäten im Dienstplan.

Systemmenü

Im Systemmenü sind folgende Aktionen ausführbar:

Symbole Systemmenü
	Ein-/Ausblenden des Navigators
	Rückgängig
	Im Untermenü ist die Funktion "Alles Rückgängig" Verwirft alle Änderungen bis zur letzten Speicherung.
	Wiederherstellen
	Speichern Bei offenen Änderungen ist die Diskette gelb
	Objekte neu laden Ist man gleichzeitig mit anderen Benutzern im System und es wurden Daten geändert und gespeichert, so können diese Daten hier aktualisiert werden.
	Hilfe öffnen Weiterleitung zur Alex-Wiki Hauptseite
	Programm beenden

Navigator

Der Navigator kann durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü aus- und eingeblendet werden:

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Der Navigator ist in folgende Kategorien unterteilt - im normalen Arbeitsalltag reicht der Schnellzugriff und das Zuletzt verwendet.

Navigatorkategorien

Navigatorkategorien
	Hier kann man nach Menüeinträge des Navigators suchen z.B: Personalsuche, Konto-Report, Benutzersuche, etc.
	Hier werden die vom Benutzer zuletzt bearbeiteten Objekte angezeigt
	Hier werden die Grundfunktionen für die Planungsverantwortlichen angezeigt
	Hier werden alle weiteren Funktionen für Supervisoren gesammelt
	Hier können Aktive Benutzer abgerufen, Shutdowns gesetzt und Module eingespielt werden. Diese Kategorie ist nur für Supervisoren sichtbar!
	Hier werden globale Einstellungen getroffen - Bitte hier keine Änderungen vornehmen!

Werkzeugleiste

Die Werkzeugleiste ist mit einer Vielzahl an Befehlen ausgestattet. Für einige dieser Befehle gibt es zusätzliche Auswahlmöglichkeiten, die durch ein Pfeilsymbol am unteren Rand gekennzeichnet sind:

Werkzeugleiste mit Dropdown-Menüs

Diese Untermenüs können einfach mit einem Rechtsklick auf das entsprechende Symbol geöffnet werden:

Dropdown-Menü wird geöffnet

Passwort ändern

Über das Symbol am rechten Bildschirmrand kann das persönliche Passwort geändert werden:

Passwort ändern

Dienstplan öffnen

Der Dienstplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden:

Zuletzt verwendet

Hier werden die letzten 20 geöffneten Programmpunkte (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt.

Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Dienstplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet:

Zuletzt verwendete Pläne

Dienstplansuche

• Beim Navigatoreintrag "Dienstplan" die Lupe anklicken
• 
• Es öffnet sich die Kartei "Dienstplan für Statusübersicht"
• Beim "von"-Datum das entsprechende Monat auswählen
• "Ausführen" anklicken
• Den entsprechenden Dienstplan mit Doppelklick öffnen

Dienstplansuche

Dienstplansuche von/bis

Weiters kann auch die Suche "Plan von/bis" ausgewählt werden. Dazu muss der Navigatorpunkt "Dienstplan" zuerst maximiert werden:

Navigatormenü aufklappen

Nach Auswahl der gewünschten Planungseinheit werden die Dienstpläne für den eingestellten Zeitraum (standardmäßig das aktuelle Kalenderjahr) gruppiert nach Planungsstatus angezeigt:

Dienstplansuche von/bis

Direkt im Dienstplan

Befindet man sich bereits in einem Dienstplan und möchte nur ein anderes Monat öffnen, so kann dies mit der Funktion "voherigen" bzw. "nächsten" öffnen gemacht werden.

Die Symbole sind oberhalb der Namensspalte neben dem geöffneten Monat zu finden:

Vormonate oder Folgemonate öffnen
Vormonate	Folgemonate

Durch Rechtsklick auf das jeweilige Symbol wird ein Dropdown-Menü geöffnet, mit welchem man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft springen kann.

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WICHTIG

Wenn Sie mehrere Monate in einem Fenster öffnen, achten Sie immer darauf, von welchen Monat Sie sich die Summen ansehen.

Summen für Mai

Durch einen Klick mit der linken Maustaste in den Dienstplan erscheinen dann die Summen des gewählten Zeitraumes.

Summen für April

Dienstplan bearbeiten

Jeder Dienstplan ist folgendermaßen aufgebaut:

Dienstplan Aufbau

Die geöffneten Dienstpläne werden in Form von Karteien dargestellt.

Durch Klick auf die jeweilige Kartei wird diese in den Vordergrund geholt:

Karteileiste

Bildschirmeinstellungen

Die Bildschirmeinstellungen werden pro Benutzer gespeichert.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten sind direkt in der Werkzeugleiste vorhanden:

Bildschirmeinstellungen in der Werkzeugleiste

Weitere Darstellungsoptionen sind im Kontextmenü der Funktion "Darstellung" zu finden:

Darstellung Kontextmenü

Detaillierte Informationen zu den Bildschirmeinstellungen finden sie hier: Bildschirmeinstellungen

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter am Dienstplan kann mittels Drag & Drop verändert werden.

• Den umzureihenden Mitarbeiter anklicken
• Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger an die gewünschte Position ziehen - Der Mitarbeiter wird mit einem roten Rahmen gekennzeichnet
• Maustaste erst dann loslassen, wenn sich der Mitarbeiter an der richtigen Position befindet.

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter kann auch mit der rechten Maustaste verändert werden - im Kontextmenü des Mitarbeiters gibt es die Funktionen„nach vorne“ bzw. „nach hinten“

Namensspaltenansicht ändern

Siehe Namensspaltenansicht im Dienstplan ändern

Summenspaltenansicht ändern

Die eingestellte Summenspaltenansicht kann verändert werden.

Die unterschiedlichen vordefinierten Summenspaltenansichten können wie folgt ausgewählt werden:

• Rechte Maustaste auf die Summenüberschrift im Dienstplan
• "Andere Ansicht auswählen" anklicken
• Doppelkick auf die gewünschte Summenspaltenansicht

Summenspaltenansicht ändern
Andere Ansicht auswählen	Ansicht auswählen

Monats-/Wochen-/Tagesansicht

Für den Dienstplan gibt es 3 verschiedene Ansichtsoptionen, welche über das Untermenü "Darstellung" ausgewählt werden können:

Ansichtsoptionen

Monatsansicht	Wochenansicht	Tagesansicht

Genaue Beschreibungen zu den einzelnen Ansichten finden sich hier.

Bildschirmaufbau

Bildschirmaufbau

Kommt/Gehtzeiten ändern

Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Rechtsklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen und "Kommt/Geht bearbeiten" auswählen.

Es wird nun das Kommt-/Gehtfenster geöffnet:

Die vorgetragenen Zeiten können abgeändert oder auch in der Vorlage-Zeile ein neuer Zeitbereich hinzugefügt werden:

Neuen Zeitbereich einfügen
Einfügen in Vorlage-Zeile	Nach Übernahme der Zeile wird diese chronologisch eingereiht

Planungscode eintragen

Weiters können Planungscodes (div. An-/Abwesenheiten) pro Zeitbereich hinterlegt werden, indem diese beim entsprechenden Zeitbereich der Schaltfläche "Anwesend" ausgewählt werden. [[Datei:Handbuch_Supervisoren_1722258729993.png|500x500px]] |[[Datei:Dienstplaner_QML_PC_ohne_Dienstzeitüberschneidung.gif]]

Hier wird dargestellt, wie sich die Kommt-/Gehtzeiten verhalten, abhängig davon, ob der Planungscode während des Dienstes oder außerhalb des Dienstes, eingetragen wird.

Planungscode eintragen ohne Dienstzeitüberschneidung	Planungscode eintragen mit Dienstzeitüberschneidung

Färbige Umrandungen am Tag

Haben sich zu den geplanten Dienstzeiten Änderungen ergeben, so werden diese mittels farbigen Umrandungen in der Monatsansicht dargestellt:

Darstellung	Erklärung
	Plus zum eingetragenen Dienst
	Minus zum eingetragenen Dienst
	Die Sollzeit des Dienstes wurde erreicht, jedoch hat es Änderungen im Kommt/Geht gegeben (z.B. Eintrag eines Planungscodes)

Kommt/Geht Eintrag kopieren

Mit Hilfe dieser Funktion kann eine spezielle Kommt-/Gehtzeit bei mehreren Mitarbeitern eingetragen werden:

Diese Funktion wird z.B. verwendet um Besprechungen/Fortbildungen für mehrere Mitarbeiter, unabhängig zum geplanten Dienst, einzutragen.

• In der Werkzeugleiste den Punkt „Eintragen - Kommt/Geht einstellen" wählen.
• Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Kommt/Geht-Zeit definiert werden kann.
  • Wichtig: Für die definierte Zeit muss ein Planungscode hinterlegt werden, damit Alex^® die Zeiten verarbeiten kann.
• Klick auf "OK"
• Die Funktion "Eintragen" ist aktiviert und die vordefinierte Kommt/Geht-Zeit kann nun bei jedem beliebigen Mitarbeiter und Tag im Dienstplan eintragen werden.

Werkzeugleiste - Eintragen	Zeit und Planungscode eintragen

Zu diesem Thema gibt es auch einen Videomitschnitt aus unserem Webinar:

Videomitschnitt vom Webinar

Dienste auf anderen Mitarbeiter kopieren

Ein eingetragener Dienst kann, inklusiver aller bereits getätigten Änderungen, auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden.

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und „Dienst kopieren auf“ wählen
• In der Liste können nun ein oder mehrere Mitarbeiter markiert werden, auf die der Dienst kopiert werden soll
• Auswahl mit "OK" bestätigen
• Der Dienst wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert

Kontext-Menü: Dienst kopieren auf	Einen / mehrere Mitarbeiter auswählen

Eine andere Variante ist das Kopieren direkt im Dienstplan:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Umschalttaste" gedrückt halten
• Den Dienst auf den entsprechenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Kopiersymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

Diese Funktion kann für einen einzelnen Tag oder auch für mehrere Dienste angewendet werden.

Einzelnen Dienst kopieren - Video anklicken	Dienstfolge kopieren - Video anklicken

Diensttausch

Sollen die Dienste zweier Mitarbeiter getauscht werden, so kann dies folgendermaßen durchgeführt werden:

Tausch der Dienste am gleichen Tag:

• Rechte Maustaste am entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter und „Dienst tauschen mit“ wählen
• Doppelklick auf den Mitarbeiter, mit dem getauscht werden soll.

Kontext-Menü: Dienst tauschen mit	Einen Mitarbeiter auswählen

Tausch der Dienste unabhängig vom Tag:

• Den entsprechenden Tag und Dienst beim Mitarbeiter anklicken
• Die "Strg"-Taste gedrückt halten
• Den Dienst auf den zu tauschenden Mitarbeiter bzw. Tag ziehen - kleines Tauschsymbol ist neben dem Mauszeiger sichtbar

Diensttausch tagunabhängig - Video anklicken

Texte erfassen

Wurde ein Text erfasst, so wird ein Dienst/Planungscode unterstrichen, bzw. an einem freien Tag ein "*" angezeigt:

Text hinterlegt

Texte können für einen ganzen Tag oder nur für eine bestimmte Kommt-/Gehtzeit erfasst werden.

Texte für den ganzen Tag:

• Rechtsklick auf den Dienst/Planungscode beim jeweiligen Mitarbeiter
• "Text erfassen" auswählen

Texte für bestimmte Kommt/Gehtzeiten:

• Kommt/Gehtfenster öffnen
• bei der entsprechenden Kommt/Gehtzeit das Symbol "Text erfassen" auswählen

Text im Kommt-Geht-Fenster erfassen

Texte für den ganzen Tag können für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für" auswählen
• In der Liste die Mitarbeiter auswählen, für welche der Text eingetragen werden soll

Soll der Text für alle Mitarbeiter am Plan erfasst werden:

• Rechtsklick auf den gewünschten Tag in der Kalenderzeile
• "Text erfassen für Alle" auswählen

Text für mehrere / alle Mitarbeiter erfassen

Poolzuteilung

Mittels Poolzuteilung kann ein Mitarbeiter auf einen anderen Dienstplan verliehen werden.

Dadurch ist der Mitarbeiter auf dem anderen Dienstplan sichtbar und kann an den verliehenen Tagen auf beiden Dienstplänen verplant werden.

Siehe Poolzuteilung

Ausdruck Dienstplan

Der Ausdruck des Monatsplans wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich eine PDF-Datei, welche ausgedruckt oder auch abgespeichert werden kann.

Druckmenü

Für den Ausdruck gibt es etliche Druckeinstellungen, welche hier genauer beschrieben sind.

Über das Untermenü des Buttons "Drucken" können weitere Ausdrucke erstellt werden:

Weiterte Ausdruckmöglichkeiten

Diese Ausdruckmöglichkeiten werden hier beschrieben.

Ausdruck Wochenplan

Es kann auch nur eine einzelne Kalenderwoche ausgedruckt werden:

• Rechtsklick in die Kalenderzeile der gewünschten Kalenderwoche
• "Woche drucken" auswählen

Einzelne Kalenderwoche drucken

Die Druckeinstellungen sind hier beschrieben.

Statustreppe

Eines der wichtigsten Konzepte in Alex^®ist die Statustreppe.

Es gibt folgende Bearbeitungsstatus:

• Nicht erzeugt:
  • Pläne, die noch nicht geplant wurden
  • Alle Einträge sind möglich
  • besonders für langfristige Planungen (z.b. Urlaub) gedacht
• Plan:
  • 1. Zeile des Dienstplans wird befüllt
  • Solldienstplan
• Ist:
  • 2. Zeile wird befüllt
  • Einträge aus Status "Planung" werden automatisch übernommen
  • Erfassung kurzfristiger Änderungen zur Planung
  • Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten/Abwesenheiten
• Abgeschlossen:
  • Abgerechnete Pläne
    • evtl. bereits an die Lohnverrechnung übergeleitet
  • Keine Änderungen mehr möglich

Sobald mit der Planung eines Monats begonnen wird, muss der Status von„nicht erzeugt“ auf „Planung“ geändert werden.

Bleibt der Plan in "nicht erzeugt", können zwar Dienste und Abwesenheiten eintragen werden, es erfolgt aber keine Berechnung!

Der Wechsel des Status wird direkt im Dienstplan mit den entsprechenden Pfeilen durchgeführt:

Statuswechsel durchführen
nach vor	zurück
nicht erzeugt -> Plan Plan -> Ist Ist -> Abgeschlossen	Abgeschlossen -> Ist Ist -> Plan Plan -> nicht erzeugt

WICHTIG:

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück gesetzt werden!

D.h. der Jänner kann niemals in Planung sein und der Februar bereits im Status IST. Wird der Februar ins Ist gesetzt dann wird der Jänner automatisch ebenfalls ins Ist gesetzt.

Oder wenn z.B. der Jänner und Februar abgeschlossen sind und im Jänner-Plan noch etwas geändert werden muss - so wird beim Zurücksetzen vom Jänner automatisch der Februar ebenfalls ins IST gesetzt. Dies ist zu bedenken, wenn Sie den Jänner wieder abschließen, denn dann müssen Sie auch den Februar wieder abschließen!

Hier finden Sie noch mehr Informationen zur Statustreppe.